Vier Eingangswege
Telefon, Mail, WhatsApp und Zettel führen zu vier Ablagen.
IT für Hausverwaltungen · Frankfurt und Rhein-Main
Das Haus ist die Ablage.
Nicht der Posteingang.
Meldungen kommen per Telefon, Mail, WhatsApp und Zettel und landen an vier Orten. Dabei gehören sie alle an eine Stelle: an das Objekt, um das es geht.
Keller · dringend
„Wasser im Heizungsraum.“ Und es kommt über drei Wege rein.
Der Hausmeister ruft an, ein Mieter schreibt eine Mail, ein Foto kommt per WhatsApp, und im Briefkasten liegt ein Zettel. Alle meinen dasselbe, aber niemand sieht es zusammen.
Wer etwas wissen will, sucht in vier Ordnungen. Wer reagieren muss, weiß nicht, was schon läuft.
Mieter fragen nach
Wer nichts über den Stand hört, ruft wieder an.
Dringendes geht unter
Notfälle stehen zwischen Routinemails.
Unterlagen suchen
Verträge, Protokolle und Abrechnungen liegen verstreut.
Die Lösung
Jede Meldung dorthin, wo sie hingehört.
Das Objekt ist der Ordnungsrahmen, nicht das Postfach.
Beispiel: Musterstraße 12
14 Einheiten · 4 offene VorgängeKeller · dringend
MeldungWasser im Heizungsraum
QuelleHausmeister, Mieter-Mail, Foto
StatusNotdienst beauftragt
VerantwortlichVerwaltung
01
Ein Objekt, ein Überblick
Meldungen, Handwerkerrückrufe und Dokumente werden dem Objekt zugeordnet. Ihr seht pro Haus, was offen ist, was dringend ist und wer sich kümmert.
- Zuordnung zu Objekt und Einheit
- Dringendes steht oben
- Verlauf und Dokumente am Vorgang
02
Mieter und Eigentümer sehen den Stand
Über Portal oder Meldeformular können Mieter Schäden melden und den Stand verfolgen, Eigentümer Unterlagen und Entscheidungen einsehen. Weniger Telefon, mehr Klarheit.
- Strukturierte Schadenmeldung
- Statusverfolgung ohne Anruf
- Getrennte Sichten für Mieter und Eigentümer
03
Verwaltungssoftware bleibt führend
Wir ersetzen Eure Verwaltungssoftware nicht. Wir bündeln Kommunikation, Dokumente und Vorgänge darum herum und binden an, soweit deren Schnittstellen es zulassen.
- Objektordner mit Rechten
- Vorhandene Programme bleiben
Vorher / Nachher
Vom Posteingang zum Objekt.
Heute
- Meldungen über vier Wege, vier Ablagen
- Mieter fragen ständig nach
- Dringendes geht unter
- Unterlagen verstreut
Mit objektbezogener Ablage
- Alles am Objekt
- Status für Mieter sichtbar
- Dringendes zuerst
- Unterlagen an einem Ort
Verwaltung beginnt an der richtigen Eingangstür.