Unklare Namen
Dateinamen sagen nichts über Inhalt, Kunde oder Stand.
Dateiablage aufräumen · Struktur statt noch mehr Software
Niemand weiß, wo die
richtige Datei liegt.
Selten ist die Technik das Problem. Fast immer fehlt die Struktur. Wir bringen Ordnung in Eure Ablage: klare Ordner, Namensregeln, Rechte und ein Team, das mitzieht.
Der Ordnerbaum ist nicht schuld
Scan00034.pdf, final_neu.pdf, final_v3_wirklich.pdf
Jeder kennt die Ablage, in der man eine Datei zehn Minuten sucht. Es liegt nicht an der Technik, sondern daran, dass nie jemand festgelegt hat, wo was hingehört.
Ordnung entsteht nicht im Ordnerbaum. Sie entsteht durch Regeln, die alle verstehen.
Verstreut
Dokumente liegen in Mails, auf Desktops, in Chats und in Cloud-Ordnern.
Rechte nach Zufall
Zu viele sehen zu viel, oder die Falschen zu wenig.
Kein Standard
Jede Person ordnet auf ihre Weise.
Die Lösung
Eine Struktur, die jeder versteht.
Nach Kunde und Vorgang, nach Projekt, nach Jahr. Schlicht und einheitlich.
Beispiel: so kann es aussehen
Kunde · VorgangMüller GmbH · Auftrag 1847
AngebotAngebot_1847_v2.pdf
DiagnoseberichtDiagnose_1847.pdf
RechnungRE-1097.pdf
ProjektWebsite Relaunch · 4 Dokumente
01
Ordnen nach Kunde, Vorgang und Jahr
Wir entwerfen mit Euch eine Struktur, die zu Eurer Arbeit passt, und führen die vorhandenen Dateien Schritt für Schritt hinein.
- Klare Ordnerlogik
- Namensregeln mit Beispiel
- Nichts wird ohne Eure Freigabe gelöscht
02
Rechte, die zur Organisation passen
Wer was sehen darf, folgt Euren Teams und Rollen. Sensible Bereiche bleiben getrennt, gemeinsame Bereiche sind offen.
- Rollen statt Einzelfreigaben
- Externe Freigaben mit Ablaufdatum
So gehen wir vor
1
Ablage-CheckWir schauen an, wie es heute liegt
2
Struktur festlegenOrdner, Namen, Rechte
3
AufräumenSchrittweise, im laufenden Betrieb
4
Team schulenDamit es so bleibt
03
Das Team bleibt dabei
Wir schulen Euer Team und halten Regeln kurz und alltagstauglich, damit die Ordnung nach dem Aufräumen auch bleibt.
- Kurze Schulung
- Einseitige Regeln zum Aufhängen
- Auf Wunsch laufende Pflege
Vorher / Nachher
Finden statt Suchen.
Heute
- Dateisuche kostet jeden Tag Zeit
- Dubletten und „final_v3“
- Rechte nach Zufall
- Jeder ordnet anders
Mit klarer Ablage
- Datei in Sekunden gefunden
- Eine Fassung pro Dokument
- Rollen und Freigaben
- Ein Standard für alle
Selten ist die Technik das Problem. Fast immer fehlt die Struktur.