Tipps & Tricks: So optimierst du deine E-Mail-Kommunikation

Einleitung: Die Kunst der E-Mail-Kommunikation

E-Mails sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken – sei es im beruflichen oder privaten Bereich. Doch so nützlich sie auch sind, oft unterscheiden sie sich stark von unserer natürlichen Art zu kommunizieren. Warum sprechen wir in E-Mails anders als von Angesicht zu Angesicht? Wäre es nicht effektiver und menschlicher, wenn wir auch schriftlich so kommunizieren, wie wir es mündlich tun?

Das Problem: E-Mail vs. natürliche Kommunikation

Im Alltag sprechen wir in einem lockeren, direkten Ton. Wir achten auf Körpersprache, Tonfall und Kontext. Doch sobald wir eine E-Mail schreiben, wechseln viele in einen förmlichen, oft distanzierten Stil. Das Ergebnis sind Nachrichten, die manchmal kühler wirken, als sie gemeint sind.

• Beispiel: Wenn wir jemandem gegenüberstehen, sagen wir oft einfach „Hallo, wie geht's?“ – eine herzliche und direkte Begrüßung. In einer E-Mail dagegen lesen wir oft „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Liebe Kollegen“, was formeller und distanzierter wirkt. Diese Formulierungen schaffen oft eine unnötige Barriere, vor allem, wenn wir mit Menschen kommunizieren, die wir gut kennen oder mit denen wir täglich zusammenarbeiten.
  

Warum E-Mails anders sind

E-Mails sind oft formeller, weil sie dokumentiert sind und als offizielles Kommunikationsmittel dienen. In der Geschäftswelt gibt es Regeln und Normen, die diese Form zu einer Erwartung machen. Doch bedeutet das, dass wir uns immer daran halten müssen? Vielleicht nicht.

Der menschliche Ansatz: Schreiben wie Sprechen

Es gibt keinen Grund, warum E-Mails nicht herzlicher und persönlicher gestaltet werden können, vor allem in weniger formellen Kontexten. Indem wir schreiben, wie wir sprechen, können wir Missverständnisse reduzieren, Beziehungen stärken und die Kommunikation beschleunigen.

• Herzliche Begrüßung: Statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ könnte man „Hallo zusammen“ oder „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ schreiben, je nach dem Verhältnis zur Zielgruppe. Dies schafft sofort eine wärmere Atmosphäre.

• Direkte Kommunikation: Wenn du mit einem Freund oder einem engen Kollegen schreibst, warum nicht einfach so formulieren, wie du es mündlich tun würdest? Ein „Wie läuft's bei dir?“ oder „Ich hoffe, du hattest ein schönes Wochenende“ kann den Ton der E-Mail sofort freundlicher gestalten.

• Schnelleres Feedback: Wenn E-Mails weniger formal und mehr wie ein direktes Gespräch klingen, kann das dazu führen, dass die Antworten schneller und persönlicher ausfallen. Dies ist besonders in kreativen Teams oder in Bereichen mit enger Zusammenarbeit wichtig.
  

E-Mail-Etikette: Wann Formalität nötig ist

Natürlich gibt es Situationen, in denen formelle Sprache angebracht ist – bei der ersten Kontaktaufnahme, in offiziellen Schreiben oder wenn man sich an eine größere Gruppe richtet. Doch selbst dann kann man versuchen, die Kommunikation so menschlich und zugänglich wie möglich zu gestalten.

Diskussionsfrage: Wie fördert ihr herzliche Kommunikation in E-Mails?

Welche Regeln beachtet ihr in der E-Mail-Kommunikation, und welche würdet ihr gerne brechen? Nutzt ihr bewusst eine freundlichere Sprache, um die Kommunikation zu verbessern? Teilt eure Erfahrungen und Tipps!