Dokumente speichern und drucken in Microsoft Word
Du hast ein Dokument erstellt und möchtest es nun speichern oder ausdrucken? In diesem Beitrag erfährst du, wie du deine Arbeit sicher speicherst und wie du dein Dokument optimal für den Druck vorbereitest.
Dokumente speichern:
Speichern vs. Speichern unter: Wenn du zum ersten Mal speicherst, wähle „Speichern unter“ und gib dem Dokument einen Namen. Später kannst du einfach auf „Speichern“ klicken, um Änderungen zu sichern. Du kannst auch auswählen, ob du in einem bestimmten Ordner oder auf einem externen Medium speichern möchtest.
„Speichern unter“ ist eine wichtige Funktion in Microsoft Word (und vielen anderen Programmen), mit der du dein Dokument unter einem neuen Namen, an einem neuen Speicherort oder in einem anderen Dateiformat speichern kannst. Hier ist, wie du „Speichern unter“ verwendest:
Schritt-für-Schritt-Anleitung für „Speichern unter“ in Microsoft Word
Dokument bearbeiten: Erstelle oder bearbeite dein Dokument in Microsoft Word, bis du es speichern möchtest.
„Speichern unter“ öffnen:
Klicke oben links auf das „Datei“-Menü.
Wähle dann „Speichern unter“ aus dem Menü.
Speicherort wählen:
Ein Fenster öffnet sich, in dem du den Speicherort für dein Dokument auswählen kannst.
Du kannst einen Ordner auf deinem Computer, einen USB-Stick, eine externe Festplatte oder einen Cloud-Speicher (z.B. OneDrive) auswählen. Im Linken Bereich kannst du den Speicherort für deine Datei bestimmen die du speichern möchtest.
Dateiname eingeben:
Im Feld „Dateiname“ wie im Bild oben Markiert gibst du den gewünschten Namen für dein Dokument ein.
Wenn du ein Dokument unter einem neuen Namen speicherst, bleibt das Originaldokument unverändert, und du erstellst eine neue Kopie mit dem neuen Namen.
Dateiformat wählen:
Unter dem Feld „Dateityp“ kannst du das Format auswählen, in dem du das Dokument speichern möchtest.
Standardmäßig wird ein Word-Dokument im .docx-Format gespeichert, aber du kannst es auch in andere Formate wie .pdf, .rtf, oder .doc (für ältere Versionen von Word) speichern.
Speichern:
Nachdem du den Speicherort, den Dateinamen und das Format ausgewählt hast, klicke auf „Speichern“.
Dein Dokument wird nun unter dem neuen Namen und am neuen Ort gespeichert.
Wann solltest du „Speichern unter“ verwenden?
Um eine Kopie des Dokuments zu erstellen: Wenn du verschiedene Versionen desselben Dokuments benötigst, z.B. eine originale und eine bearbeitete Version.
Zum Speichern in einem anderen Format:
Wenn du dein Dokument beispielsweise als PDF speichern möchtest, um es per E-Mail zu versenden oder für den Druck vorzubereiten.
Um eine Sicherungskopie zu erstellen: Wenn du dein Dokument an einem anderen Ort oder unter einem anderen Namen speichern möchtest, um eine Sicherung zu haben.
Dateiformate:
Microsoft Word speichert Dokumente standardmäßig im .docx-Format. Du kannst aber auch andere Formate wählen, wie .pdf oder .rtf, je nachdem, wofür du das Dokument benötigst.
Tipp: Schaue dazu gerne die Blogbeiträge auf unserer Seite über die verschiedenen Formate an.
Automatisches Speichern:
Word bietet eine Autospeicher-Funktion, die dein Dokument in regelmäßigen Abständen automatisch speichert. So verlierst du keine Arbeit, selbst wenn das Programm unerwartet geschlossen wird. Aktiviere das Automatische Speichern indem du oben Links auf "Automatisch Speichern " klickst
Dokumente drucken:
Druckoptionen: Bevor du druckst, überprüfe die Druckvorschau, um sicherzustellen, dass dein Dokument wie gewünscht aussieht. Wähle dann den Drucker aus und passe die Druckeinstellungen an, z.B. die Anzahl der Kopien oder den beidseitigen Druck.
PDF exportieren:
Wenn du kein physisches Dokument benötigst, kannst du dein Word-Dokument auch als PDF speichern. Dies ist besonders nützlich, wenn du das Dokument per E-Mail versenden möchtest. Um die Datei als PDF zu speichern gehe die Anleitung "Speichern unter" nach und wähle an dem Punkt Dateityp PDF aus
Tipp für Anfänger: Speichere dein Dokument regelmäßig, um sicherzustellen, dass du keine Fortschritte verlierst. Wenn du dir unsicher bist, welche Druckeinstellungen die besten sind, probiere es zunächst mit einer Testseite aus.
Fazit:
Das Speichern und Drucken deiner Word-Dokumente ist einfach, wenn du die richtigen Schritte kennst. Im nächsten Beitrag zeige ich dir, wie du Vorlagen nutzen kannst, um schnell und einfach professionelle Dokumente zu erstellen.
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